El trabajo remoto es una práctica cada vez más recurrente en las empresas hoy día. Factores como el tiempo de desplazamiento diario, los altos niveles de tráfico en las grandes y medianas ciudades durante la hora pico y, por consiguiente, el aumento de la contaminación, son algunas de las diferentes variables que integran las discusiones sobre adoptar el trabajo remoto como una opción real para mejorar la productividad de los colaboradores, al igual que ofrecerles alternativas para que aprovechen mejor su tiempo libre, sea para dedicarse a actividades recreativas o para sus familias.
Una investigación realizada por la Universidad de Stanford (EE.UU.) con 20 mil personas en China, demuestra que los empleados que trabajaban remotamente al menos un día a la semana eran 13% más productivos que sus compañeros que trabajaban todos los días desde la oficina.
Facilitar la comunicación
El trabajo remoto requiere un canal de comunicación transparente para que la colaboración sea eficiente. Como en las compañías más modernas el correo electrónico se está volviendo una herramienta cada vez más útil para compartir noticias y logros a nivel corporativo y cada vez menos en un canal de comunicación diario, la mejor opción es elegir un canal más fluido para ello.
De esta manera, Microsoft Teams, el hub de productividad del paquete de Office 365, aparece como la mejor alternativa para los que buscan facilitar la comunicación.
La aplicación centraliza diversas funcionalidades que hacen de la comunicación más fácil, al reunir herramientas que posibilitan hacer llamadas, video conferencias, crear grupos de trabajo, conversar vía chat, al igual que compartir archivos, editarlos y colaborar en línea sin la necesidad de crear nuevas versiones, ya que permiten que todos hagan cambios al mismo tiempo. Es más que un facilitador de la comunicación, es un hub de colaboración que aumenta la productividad entre equipos estén los miembros en cualquier parte del mundo.
Organizar flujos de trabajo
Empresas que adoptan la cultura del trabajo remoto de modo eficiente, suelen tener las tareas muy bien organizadas para que los miembros que trabajan desde sus casas o colaboran con equipos de otros países en diferentes usos horarios sepan exactamente lo que deben entregar para que sus compañeros hagan su trabajo y la empresa entregue lo que produce en el plazo de sus clientes. Visto de esa forma, entre las muchas aplicaciones del paquete de Office 365, se encuentran algunas que pueden ayudar a las empresas a organizar sus flujos de trabajo para que se implemente la cultura del trabajo remoto.
Por medio de Microsoft Forms, las empresas pueden crear modelos estándar de requisición para de esta forma, establecer etapas y plazos de entrega de un proyecto; Microsoft Planner, por su vez, hace que los responsables por coordinar el equipo puedan asignar tareas a los diferentes miembros, dándoles visibilidad a los demás por medio de características propias de la herramienta. De igual manera, todos son informados por Microsoft Teams y por Outlook cuando alguien comenta o realiza una acción en la tarea, haciendo la comunicación mucho más transparente y claro de cada etapa de trabajo.
Automatizar tareas
El trabajo remoto nace como una manera moderna de realizar tareas y contribuir con el progreso de los negocios, de allí que es imprescindible eliminar del día a día tareas repetitivas que pueden dar lugar a actividades más estratégicas con el uso de la inteligencia artificial para automatizar actividades que se repiten todos los días.
Esto no es una realidad distante o inaccesible para las empresas que poseen licencias del paquete Office 365, ya que tienen a su disposición dos aplicaciones que les ayudan a hacer de la automación una realidad: Microsoft Flow y PowerApps. Juntas, estas aplicaciones pueden revolucionar la rutina de los equipos que cooperan de manera remota, al brindar la automatización de tareas durante procesos que se repiten a diario, haciendo más ágil la colaboración y más sencilla la vida de quienes trabajan desde sus casas o conectados desde cualquier parte del planeta.
Haciendo tu empresa una tendencia
Mientras el trabajo remoto avanza en Latinoamérica y en el mundo, tú ya puedes aplicar esta cultura en tu empresa al explorar mejor las herramientas que Office 365 brinda a tus colaboradores y que permiten que se trabaje con diferentes equipos en distintos países o regiones, que hablen varios idiomas y que haya sincronía para trabajar en diferentes horarios.
Descubre cómo sacar mejor provecho de las funcionalidades de Office 365.
