Dynamics 365 Business Central es una solución de gestión empresarial ERP integral que le ayuda a conectar sus finanzas, las ventas, el servicio y las operaciones para optimizar los procesos empresariales, mejorar la interacción con los clientes y tomar decisiones más inteligentes.
Pero más haya de eso, tiene poderosas funcionalidades que ayudan a que la empresa llegue a sus objetivos y que las operaciones de trabajo sean más fáciles de llevar a cabo, Patricia Huerta especialista en Dynamics 365 Business Central detalla algunas de ellas:
La funcionalidad de Flujos de trabajo es una interacción directa con una herramienta de productividad de Microsoft, como lo es Flow, facilita integración y la creación de flujos de trabajo y no solo dentro de D365 Business sino de otras herramientas.
Los flujos de trabajo ya vienen creados en Microsoft Dynamics 365, solo es cuestión de visualizar la lista de opciones para saber cuál es el que se activara en la empresa. Se tiene la opción de crear propios flujos de trabajo que hagan falta como el de autorización o de cualquier otro proceso y editar o modificar los flujos que ya están determinados en la plataforma. Se amplían las características y el alcance. La forma de hacerlo es muy fácil, no es necesario que un consultor o un desarrollador lo haga.
Cuenta con la funcionalidad de los flujos de autorización que consisten en gestionar las aprobaciones de documentos de compra como de venta, se puede definir ciertas reglas entre solicitantes y aprobadores, cada vez que un solicitante quiera hacer algún registro de algún documento el sistema desencadenara un flujo de autorización, que hará que llegue una notificación por correo electrónico a su aprobador para que este pueda revisar el documento y pueda decidir entre aprobarlo o rechazarlo, se puede hacer una cadena de diferentes aprobadores hasta llegar al aprobador final y dentro de la misma cadena.
Al mismo tiempo se pueden incluir reglas por montos, para aprobar que el documento será autorizado será siempre y cuando el monto sea menor o igual a cierta cantidad, de esa manera el flujo puede detenerse en cierto aprobador o seguir el flujo hasta el aprobador final.
El presupuesto contable, es un tema que a veces pudiera parecer un tema difícil por la comparación manual, pero Dynamics 365 hace que se pueda exportar desde un Excel a la plataforma, es un gran beneficio que se puede explotar al máximo.
El modulo de presupuestos, permite cargar el presupuesto contable de la empresa, y no debe ser de manera manual registro por registro en el ERP, sino que se tiene la opción de hacer desde la plantilla de Excel, se hace la captura con los datos correspondientes de cada periodo, ya sea de manera semanal o mensual.
De igual forma se puede integrar el tema de las dimensiones al presupuesto, es una herramienta muy útil, permite configurar ciertas entidades que permiten hacer análisis de los registros que hacemos, estas entidades se pueden utilizar para gestión de centros de costos, unidades de negocios, de cualquier entidad que se quiera hacer un análisis de los registros contables, es decir que se puede hacer un presupuesto por dimensiones, general, por unidad de negocio, centro de costos, etc.
Reportes, para la comparación de lo presupuestado y lo real de forma global, no se necesita hacer grandes configuraciones adicionales, sino únicamente comenzar a utilizar la herramienta y utilizar la herramienta para sacar el mayor provecho posible.
Dynamics 365 Business Central tiene una poderosísima herramienta, llamada estructura de cuentas, es un reportador contable, para el área contable es un aliado ya que genera propios reportes financieros, informes financieros como estados de resultados, balanza de comprobación , el alcance que tiene esta herramienta es través de los movimientos contables, como ventas, compras, etc, y a partir de ahí se genera el informe lo mas detallado posible, no limites de columnas o filas, el limite solo lo ponen ustedes. También se permite incluir en el reporte de lo presupuestado en el periodo.
Con la metodología de implementación Lambda aplicada a Business Central, existe una fase donde específicamente se centra en eso, en que el usuario conozca a detalle como funciona el ERP, se tenga la visión completa de todas las funcionalidades del sistema, desde las más comunes a las más particulares, desde lo más básico a lo mas avanzado, con la intención de que se vuelvan unos expertos utilizando el ERP y desde los primeros días de la implementación los usuarios ya tienen una visión completa de como funciona el si, que es lo que les sirve en el momento y que podría servir en un futuro.
Patricia Huerta
Especialista en Dynamics 365 Business Central
