¿Cuál es el secreto para incrementar la productividad y eficiencia? No existe una solución mágica, pero una forma segura de lograr ganancias es con los trucos del calendario que te mantendrán organizado y centrado. De programar bloques “sin reuniones” a integrar tecnología móvil para que nunca te pierdas una reunión, la optimización del calendario es fundamental.
Aquí presentamos siete simples trucos de calendario para llevar la productividad al siguiente nivel:
Programa bloques de tiempo “sin reuniones”: En lugar de realizar múltiples funciones a la vez, reserva tiempo sin interrupciones. “Cuando las personas realizan múltiples funciones a la vez, con frecuencia cometen errores,” dice David Sanbonmatsu, profesor de Psicología de la Universidad de Utah. “Muchas veces, las personas que realizan múltiples tareas a la vez son las que peor las realizan… son individuos que no pueden controlar los impulsos.” (De Forbes.)
Configurar las horas fuera de la oficina (OOO): Identifica bloques de horas en tu calendario como “ocupados”, “fuera del trabajo” o “OOO” si no trabajas un día o te encuentras de viaje.
Función profesional: Si tienes una cita no laboral regular o tiempo de viaje al trabajo en el que no estás disponible, prográmalo como tiempo OOO recurrente. Para hacer esto en Outlook, solo tienes que abrir la reunión que deseas configurar como recurrente, y en la pestaña Reuniones (en el grupo Opciones) haz clic en Recurrencia. Selecciona la frecuencia deseada, configura las opciones para la frecuencia y haz clic en Aceptar.
Conecta tu calendario en tu celular: Les pasa a todos: No estás conectado a tu portátil y se te hace tarde para una reunión. Se te olvida cuándo y dónde es tu próxima reunión y terminas incorporándote con un sinnúmero de disculpas cinco minutos después del inicio de la siguiente reunión. Integra tu calendario en tu dispositivo móvil para mantenerte al tanto de todas tus reuniones.
Añade tiempo de reserva: Cada vez que sea posible,programa 10 minutos adicionales antes y después de cada reunión, a fin de tener tiempo suficiente para terminar con la reunión actual y luego preparar y configurar la siguiente. Esto también te ayudará a evitar la sensación de “correr” de una reunión a otra.
Programa descansos: Cuando completas tareas como quien hace todo, es sencillo esforzarse al máximo y trabajar hasta el agotamiento. “Levantarse unos minutos para que la sangre circule y para oxigenar el cerebro es una parte necesaria del día laboral”, según el equipo de vida saludable del Huffington Post. Programa descansos en tu calendario para evitar el agotamiento e impulsar la creatividad, y deja que los recordatorios del calendario te guíen.
Recordatorios de verificación: A medida que se acercan vencimientos importantes, programa verificaciones con recordatorios para momentos importantes. Esto evita el estrés del final de proyecto y garantiza que revises las tareas antes de que sea tarde. Incluye a miembros del equipo en los recordatorios de tu calendario, para alentar al equipo a realizar verificaciones también.
Integra a contactos empresariales: Simplifica la invitación de contactos empresariales, al integrar tu calendario con tu lista de contactos.
Función profesional: Puedes agregar un contacto de un mensaje de correo en Office 365. Abre el mensaje para que el nombre de la persona se muestre en una de estas líneas: De, Para, Cc o Bcc. Haz clic derecho en el nombre correcto y haz clic en Agregar a Contactos de Outlook. Se abrirá una nueva ventana en la que puedes completar los detalles que deseas y luego haz clic en Aceptar al terminar.
