¿Cuál es su motivación de negocios para implementar soluciones de colaboración en la nube? Aquellas que escuchamos con mayor frecuencia son incrementar la productividad, mayor velocidad para tomar decisiones y una mejoría en las ventas. Sin embargo, hay una sorpresa: De acuerdo al Reporte Connected Enterprise 2016, uno de cada cuatro grupos de TI no mide sus resultados de colaboración en la nube, aún si los objetivos de la empresa fueron alcanzaron. Incluso no revisan si sus usuarios adoptaron la solución. Sólo miden si la herramienta fue implementada.
Pero la implementación no es una medida de éxito útil. Sí, es el requisito previo para una colaboración efectiva, pero eso es solo el primer paso. Su empresa solo puede ver un retorno completo de sus inversiones en cuanto a tecnologías de colaboración cuando los empleados utilizan las herramientas, así que la adopción de usuario es la primera medida en la que hay que enfocarse.
Vale la pena enfocar los recursos para asegurar una adopción. El mismo reporte muestra que cuando las empresas implementan y adoptan por completo las tecnologías de colaboración, reportan algunos beneficios importantes:
- Mayor velocidad para tomar decisiones: 85 por ciento dicen que utilizar tecnologías de colaboración ha cumplido o superado sus expectativas.
- Un proceso de negocios más eficiente: 79 por ciento dice que la colaboración ha cumplido o superado sus expectativas.
- Un mejor servicio para los clientes: 86 por ciento dice que la colaboración ha cumplido o superado sus expectativas.
Tres técnicas para incrementar la adopción
¿Quieren beneficios comparables para su empresa? Aquí hay tres técnicas que nuestros clientes han utilizado para incrementar la adopción de herramientas de colaboración y obtener grandes resultados de negocio. La historia de cada empresa es un poco diferente, pero todos han aumentado su productividad y agilidad.
- Comiencen con una interface familiar: para el grupo de moda BCBGMAXAZRIAGROUP (BCBG), fue más simple tener una exitosa adopción porque empezaron con una interface familiar.
Después de evaluar Google Apps y Microsoft Office 365, al equipo de TI en BCBG le preocupó que la interface no familiar de Google pudiera crear retos en cuanto a entrenamiento y adopción. “Necesitábamos algo que nuestros empleados pudieran adoptar en ese momento con la mínima cantidad de interrupciones en el día a día de la empresa”, dice Kent Fuller, director de servicios de infraestructura de TI en BCBG. “Tenemos en camino mucha transformación para nuestra infraestructura, y Google nos hubiera presentado nuevos retos”. Con una interface familiar y créditos para materiales de entrenamiento en línea incluidos con las suscripciones, los empleados de BCBG pueden adoptar de manera sencilla Office 365.
Uno de los principales beneficios ha sido la colaboración productiva. Con un ambiente de productividad y mensajería actualizado y avanzado, los empleados de BCBG pueden enviar y recibir mensajes de email más rápido; tener las herramientas adecuadas para producir mejores documentos, hojas de cálculo y presentaciones; así como colaborar de manera más efectiva con colegas, clientes, proveedores y otros socios. “Con Office 365, podemos construir un ambiente colaborativo más efectivo y completo que con Google Apps”, dice Fuller.
- Convertir ejecutivos en entusiastas: para KCOM Group, una organización nacional de servicios de comunicación e información en el Reino Unido, el lanzamiento de su solución colaborativa empezó en un punto alto.
Al principio la compañía escogió a 40 ejecutivos senior para evaluar la mensajería instantánea de Office Communications Server 2007, pero el número usuarios pioneros se expandió de manera orgánica y rápida. “La tecnología se vende por sí sola una vez que se comienza a utilizar”, dice Dean Branton, CIO en KCOM Group y director de operaciones para clientes. “Los miembros senior del equipo decidieron de inmediato que querían implementarlo para sus reportes directos, y luego, extenderlo a sus equipos y asistentes personales. Antes de saberlo, ya lo habíamos lanzado con sigilo”.
“Ahora”, dice Bill Halbert, presidente ejecutivo de KCOM Group, “Somos más flexibles, más ágiles, y podemos tomar decisiones más rápido, porque es mucho más fácil encontrar la información que necesitamos”.
- Dejen que los expertos los ayuden a construir su plan: El proceso de construcción para adoptar Office 365 fue un poco diferente para Mott MacDonald, una compañía global de consultoría. El equipo de Fast Track de Microsoft ayudó a la compañía con su plan de adopción tras proveer recursos para servicios propios y consultoría experta. “La metodología para la adopción de Fast Track es bastante benéfica”, dice Simon Denton, el arquitecto de negocios responsable de la implementación de Office 365 en Mott MacDonald. “Establece de manera clara los pasos por los que necesitamos pasar para definir los principios y escenarios. Una vez que hicimos eso, supimos que la adopción sería más sencilla. Basamos todo el plan de adopción en la documentación de Fast Track. Nos da unas bases bastante buenas”.
Por ejemplo, Mott MacDonald motivó la adopción de Yammer, su nueva red social para empresas, con una campaña llamada “30 días de Yammer”, la cual involucró a todo el personal y duplicó el número de usuarios activos y alcanzados. Los empleados empezaron a utilizarlo para romper las barreras dentro de la organización mucho más rápido de lo que se esperaba.
