Al iniciar cualquier proyecto de suficiente complejidad o alcance, es clave equilibrar los recursos entre su organización y el ciclo de vida del proyecto. En esta publicación, vamos a analizar los elementos de planificación, asignación y administración que son cruciales para el éxito de su proyecto.
Sin embargo, en todas las etapas, es una necesidad inmediata y continua de datos. Los datos en tiempo real le permiten, como propietario del proyecto, mantener la asignación y el equilibrio adecuados de los recursos, realizar los ajustes necesarios y ejecutarlos sin demora.
Echemos un vistazo a tres áreas de enfoque para mejorar la gestión de los recursos.
1. Colabora en la planificación
La colaboración es importante durante todo el ciclo de vida de un proyecto, pero en las fases de planificación se vuelve esencial. Los gerentes de ventas, gerentes de proyectos y todo el personal clave del proyecto deben trabajar en estrecha colaboración para estimar, definir y realizar un alcance del trabajo futuro usando datos basados en experiencias pasadas o plantillas de proyectos.
El equipo debe determinar el costo, el esfuerzo y el valor de venta del trabajo durante el proceso de la propuesta y, cuando sea posible, visualizar esos componentes para permitir el intercambio, la comprensión y la comparación eficientes. Esto ayuda a asegurar una planificación de estimación e integridad financiera creíble.
2. Facultar a su equipo para asignar recursos
Una vez que se establece un plan, los recursos deben asignarse antes de que el proyecto pueda comenzar.
Capacite a su personal y a los miembros del equipo para que desempeñen papeles vitales en la asignación de recursos a través de la transparencia y los conocimientos, dándoles la propiedad de las necesidades del proyecto. Esto no solo ayuda a garantizar que los roles correctos y las habilidades correctas se asignen a través de un enfoque gerencial más detallado, sino que también puede aumentar la satisfacción en el trabajo y mejorar la retención.
3. Administrar recursos a través de datos y adaptación
La gestión de recursos es un esfuerzo continuo y en constante cambio, y mantener un proyecto en marcha una vez que ha comenzado puede ser una de las fases más exigentes del proceso. A pesar de que se ha creado un plan completo e integrado y se han asignado los recursos correctos a los esfuerzos correctos, las cosas cambiarán. La agilidad aún se aplica. Aquí es donde los datos y la colaboración en tiempo real ofrecen grandes beneficios.
A medida que recopile y analice los datos de los recursos de manera semanal o incluso diaria, asegúrese de sincronizar en todas las facetas de su proyecto. A continuación, proporcione un método de seguimiento del progreso y la asignación que utiliza una variedad de métricas fácilmente comparables. Cuanto más visual, mejor.
Al igual que la fase de planificación, aquí nuevamente la colaboración adquiere un papel importante. Comuníquese y colabore con el personal clave del proyecto para asegurarse de que todos puedan adaptarse a la información, las necesidades y los objetivos cambiantes.
Cómo el proceso determina el éxito del proyecto
Cada compañía, cada proyecto, cada equipo es diferente. Pero si se enfoca en las áreas centrales de planificación colaborativa, asignación de recursos delegados y administración adaptativa de recursos, puede mejorar el proceso que determina la rentabilidad de sus proyectos y el éxito final.
