Como administrador, sabe que es responsable del rendimiento de su equipo. Siempre está buscando formas de ayudarlos a ser más eficientes, productivos y creativos.Sin embargo, el lugar de trabajo moderno impone desafíos incluso al administrador más dedicado para mantener a todos en la misma dirección. Las directivas de trabajo flexibles mejoran la moral, pero dificultan las conexiones personales.
Las personas deben hallar formas de trabajar juntas desde varias ubicaciones, a menudo, en distintas zonas horarias. Una avalancha diaria de información fragmenta su atención. Además, una competencia feroz significa que necesita resultados a un ritmo cada vez más 
rápido.
Las formas tradicionales de trabajar, como el correo electrónico, las conferencias telefónicas y las reuniones presenciales, todavía aportan mucho valor. Pero los enfoques más recientes (en especial un centro de colaboración en equipo basado en chats), pueden acelerar la eficiencia, la productividad y la innovación de su equipo, a la vez que mejoran la moral, la interacción y la flexibilidad de sus empleados.
Si su organización tiene Office 365, ya tiene el centro de colaboración en equipo de más rápido crecimiento en el mundo: Microsoft Teams. Si no ha probado Microsoft Teams (o si se ha estado preguntando cómo puede ayudarlo), este articulo sera de gran ayuda.
¿Por qué usar Microsoft Teams?
La mejora continua de la eficiencia y la productividad de su equipo puede ser un factor clave para el éxito. Microsoft Teams puede ayudarlo.
Evite la sobrecarga de información
Con el volumen de correos electrónicos que reciben los miembros de su equipo, es fácil que la información se pierda. Teams ayuda a abordar este desafío al darles a sus empleados un lugar centralizado para trabajar juntos. Un espacio de trabajo basado en chat mantiene las conversaciones en un solo lugar, lo que facilita su búsqueda y revisión.
Almacena archivos, notas y otros datos directamente junto a la ventana del chat, a la que puede acceder cualquier miembro del equipo en cualquier momento. Incluso puede revisar las sesiones de chat generadas durante las llamadas de voz o video para obtener más contexto sobre lo que se llevó a cabo en una reunión.
Eliminar los obstáculos para la innovación
Las reuniones presenciales, las llamadas telefónicas, las conversaciones de pasillo y las sesiones de lluvias de ideas son excelentes formas de proponer ideas innovadoras, pero no son siempre oportunas. Debe esperar que todos estén en el mismo lugar. Si la inspiración surge en un otro momento, no hay una forma sencilla de compartir y desarrollar esa idea.
Teams permite un enfoque más espontáneo para la creatividad grupal. Cuando las personas de su equipo tienen ideas o preguntas, pueden compartirlas en la ventana del chat. Iniciar una reunión improvisada es rápido y fácil, ya sea mediante la mensajería, el video, los mensajes de voz o todas las anteriores. Puede ver cuándo están disponibles las personas y ponerse en contacto con ellos fácilmente para avanzar. Teams le permite trabajar a la velocidad de las ideas.
Elimine la complejidad de la colaboración
Actualmente, los documentos, las hojas de cálculo y las presentaciones rara vez son el trabajo de una sola persona. Por desgracia, enviar archivos por correo electrónico de un lado a otro no es la forma más eficiente de colaborar. El significado se pierde. Lo mismo sucede con las sutilezas. Y se desperdicia tiempo intentando averiguar qué versión es la más reciente.
Teams le permite trabajar juntos en tiempo real desde cualquier lugar con las aplicaciones de Office familiares en el escritorio o el navegador. Esta capacidad de coautoría significa que puede llegar a un borrador final más rápido, ya que sabe que todos los involucrados están a bordo. Varias personas pueden editar el mismo documento al mismo tiempo. Cuando alguien hace un cambio, puede verlo inmediatamente, por lo que es fácil coordinar las ediciones. Cuando abre un documento compartido, ve los cambios claramente marcados.
Esto evita tener que enviar documentos por correo electrónico de un lado a otro, lo que puede dar lugar a problemas de control de versiones y pérdida de trabajo. Con la coautoría, su equipo realmente puede trabajar en conjunto con los resultados que impulsan su negocio.
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¿Dónde debería usar Microsoft Teams?
Si bien Teams es una gran herramienta para mejorar el trabajo en equipo de cualquier tipo, considere estas áreas donde puede tener un impacto significativo de inmediato.
Administre proyectos complejos en diferentes zonas horarias y ubicaciones
Ya sea que se trate de una pequeña empresa que se ocupe de los proveedores y de los representantes de ventas que están a unos husos horarios de distancia, o de un conglomerado global con miles de empleados en todo el mundo, capacitar a las personas para que trabajen juntas como si estuviesen en la misma oficina es clave para el éxito.
Microsoft Teams es un centro de trabajo en equipo que les permite a los compañeros de trabajo contribuir cuando están en línea. Un experto en la cadena de suministro de Barcelona puede hacer una pregunta por la tarde y recibir la respuesta de un desarrollador en Anchorage apenas empiece su jornada laboral. Las interacciones se conservan en Teams para que las personas siempre tengan la información más reciente y puedan revisar fácilmente el historial del proyecto, lo que reduce la reelaboración y el tiempo perdido en la búsqueda de datos perdidos en el correo electrónico.
Teams también logra que las reuniones sean simples y productivas. Reunir a todos en línea solo toma un par de clics. Puede usar fácilmente la voz y el video para hacer una conexión más personal. El uso compartido de pantalla está disponible a través de la aplicación o el navegador, y los asistentes incluso pueden colaborar en una pizarra virtual. Dentro de un grupo de proyectos específico, puede usar pestañas para organizar paneles, planificar documentos, blocs de notas de OneNote y otras formas de captar, compartir y visualizar información esencial.
Simplifique los procesos y las reuniones diarias
La conversación y el estado diarios pueden ahorrarle tiempo o desperdiciarlo. Sin un sistema sencillo para que todos participen dondequiera que estén, las contribuciones clave pueden perderse, lo que genera una ejecución deficiente y expectativas divergentes.
Puede aprovechar al máximo sus reuniones de procesos estándares con Teams. Con una agenda colaborativa en OneNote, los asistentes pueden asegurarse de que se aborden sus inquietudes. Debido a que es fácil unirse a las reuniones de Teams desde casi cualquier dispositivo, las personas encontrarán que es más sencillo administrar sus calendarios y compromisos. Gracias al chat, el uso compartido de archivos y las llamadas de voz y video de alta calidad, puede hacer más cosas en menos tiempo. Si alguien se olvida de una reunión, puede revisar y escuchar la grabación, ver las notas y obtener acceso a los archivos que compartieron los participantes. Eso conduce a menos frustración y más participación.
Manténgase conectado mientras está en movimiento
Ya sea que las personas trabajen desde casa, en un avión, en una ubicación del cliente o simplemente se estén trasladando entre reuniones, mantener conexiones importantes con el equipo puede ser difícil. Cambiar de dispositivos interrumpe la concentración. Un centro de colaboración unificado les quita un peso de encima.
Para los trabajadores móviles modernos, las aplicaciones móviles intuitivas y con todas las funciones de Teams para iOS y Android proporcionan funcionalidades de voz, video y uso compartido de pantalla que ayudan a las personas a mantenerse conectadas. Es fácil conversar con otros miembros del equipo y recibir alertas cuando se producen reuniones, eventos o menciones importantes en su espacio de trabajo. La misma información siempre está disponible independientemente del dispositivo que usen las personas, por lo que nunca se pierde la conexión.
¿Cómo podemos utilizar Microsoft Teams con éxito en nuestra organización?
Llevar cualquier nueva tecnología a su organización requiere un enfoque reflexivo. Su personal solo lo adoptará de forma plena si hace que su trabajo sea más fácil.
Ayudar a las personas a aprender rápidamente los conceptos básicos y permitirles explorar otras características relevantes a medida que surgen las necesidades puede ayudar con la adopción. Estos son algunos de los procedimientos recomendados probados para que su equipo comience con Teams.
- Usar sesiones de incorporación: reúna al grupo en una reunión de Teams dirigida por uno de los miembros del grupo. Explore las características en una sesión en vivo. Los participantes tendrán la oportunidad no solo de ver las características en acción, sino también de adquirir la experiencia práctica al usarlas.
- Empiece de a poco: busque un proyecto específico que su equipo puede usar como piloto. Pida al equipo que comience administrando solo este proyecto a través de Teams. El uso de Teams suele aumentar orgánicamente a medida que las personas ven lo fácil y beneficioso que es.
- Destaque a los campeones: a medida que las personas comienzan a usar Teams, preste atención a aquellos que están más entusiasmados con la solución y anímelos a ser embajadores, guías o solucionadores de problemas para el resto del equipo.
- Explore: puede obtener muchos beneficios de Teams simplemente usando las características de chat y reunión en línea, pero es incluso mejor cuando va más allá de lo básico. Colabore en documentos de Office en tiempo real. Cree documentos de planificación de proyectos e inteligencia empresarial directamente en las pestañas de un espacio de trabajo grupal. O personalice cómo Teams le avisa sobre nueva información. Cuanto más explore, mayor será el valor que encontrará.
